Liebe Leser*innen,

die Vergabe von Aufträgen an externe Dienstleister ist für viele Klimaschutzmaßnahmen von zentraler Bedeutung. Dadurch lassen sich Expertise und Ressourcen schnell und effizient bündeln. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die beauftragten Dienstleister nicht nur fachlich, sondern auch in puncto Nachhaltigkeit und Klimaschutzstandards überzeugen?

Bereits in der Ausschreibung sollten Sie ökologische und soziale Kriterien berücksichtigen und Ziele klar und transparent kommunizieren. Damit Ihnen das noch besser gelingt, haben wir in dieser Ausgabe wieder spannende Leitfäden und Unterstützungsangebote für Sie zusammengestellt – unter anderem vom Umweltbundesamt und der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung.

Finden Sie in dieser Ausgabe außerdem: Einen Gastbeitrag der Ingenieurin Isabel Pöggel, hilfreiche Beispiele aus der Beschaffungspraxis und neue Hilfestellungen zum Erstellen der Treibhausgasbilanz.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei künftigen Vergaben und eine bereichernde Lektüre!

Herzliche Grüße

Ihr Redaktionsteam der Agentur für kommunalen Klimaschutz

Terminkalender

AKTUELLES

Agentur-Online: Willkommen im #teamklimaschutz! Onboarding für neue Klimaschutzmanager*innen (Dienstag, 21. Januar 2025 | Online)

Die ersten Wochen und Monate als neue*r Klimaschutzmanager*in sind eine spannende Zeit – und wichtige Aufgaben und Fragen lassen nicht lange auf sich warten. Doch wie und wo finden Sie die passende Unterstützung? Und wer sitzt noch alles mit Ihnen im Boot? Die Agentur für kommunalen Klimaschutz (Agentur) beantwortet Ihre Fragen und lädt zum virtuellem Austausch und Vernetzen ein. Mehr erfahren

Agentur vor Ort: Vernetzungstreffen für Klimaschutzmanager*innen (Dienstag & Mittwoch, 11. - 12. Februar 2025 | Leipzig)

Klimaschutzmanager*innen sorgen für frischen Wind und innovative Ansätze in der Kommunalverwaltung. Ihre Aufgaben sind dabei individuell und vielfältig und doch gleichen sich die Ansätze, Fragestellungen und Herausforderungen. Das Vernetzungstreffen der Agentur in Leipzig bietet Klimaschutzmanager*innen Raum, Kolleg*innen und ihre Projekte kennenzulernen, sich gegenseitig zu beraten und eigene Fragen zu diskutieren. Das setzt Impulse, um neue Ideen und Projekte für den kommunalen Klimaschutz zu entwickeln. Mehr erfahren

Drei neue Fokuspapiere der Agentur

In den vergangenen Wochen sind gleich drei neue Fokuspapiere der Agentur erschienen:

Das Fokuspapier „Regionale Wertschöpfung“ beschäftigt sich mit der Frage „Kann Klimaschutz die regionale Wirtschaft stärken?“. Es hilft dabei, Entscheidungsträger*innen, Wirtschaftsakteure und Bürger*innen zu informieren und Ansätze einer strategischen Förderung der regionalen Wertschöpfung auszuprobieren.

Im Fokuspapier „Klimaschutz in der Bauleitplanung“ bietet die Agentur unter anderem anhand von Praxistipps und Checklisten eine praxisorientierte Einführung ins Thema und zeigt, dass Bauleitplanung auf lokaler Ebene einen Beitrag zum globalen Klimaschutz leisten kann.

Das Fokuspapier „Kommunalverwaltung treibhausgasneutral gestalten“ unterstützt Sie dabei, das Thema Treibhausgasneutralität in der Verwaltung auf den Plan zu rufen. Es erläutert, was hinter einer „treibhausgasneutralen Kommunalverwaltung" steckt und führt Schritt für Schritt durch den Prozess – mit vielen Beispielen und Tipps zur Umsetzung.

Datenbeschaffung für die kommunale Treibhausgasbilanz leicht gemacht

Alle relevanten Daten für die Energie- und Treibhausgasbilanz (THG-Bilanz) einer Kommune zu beschaffen, ist zeitaufwendig und komplex. Der neue Leitfaden „Datenbeschaffung Schritt für Schritt: Energie- und Treibhausgasbilanzierung für Kommunen“ bietet Unterstützung und zeigt das empfohlene Vorgehen für eine BISKO-konforme Bilanzerstellung. Die Veröffentlichung der Agentur und dem Institut für Energie- und Umweltforschung (ifeu) beleuchtet relevante Aspekte für den stationären Bereich und für den Sektor Verkehr. Er geht neben leitungsgebundenen auch auf nicht-leitungsgebundene Energieträger ein.

Agentur und ifeu: Zwei neue Hilfestellungen zum Erstellen der Treibhausgasbilanz

Eine THG-Bilanz zu erstellen, ist eine umfangreiche Aufgabe. Deshalb haben die Agentur und das Institut für Energie- und Umweltforschung (ifeu) gleich zwei neue Publikationen für das Bilanzjahr 2022.

Die neue Auflage des Methodenpapiers „BISKO Bilanzierungssystematik Kommunal: Methoden und Daten für die kommunale Treibhausgasbilanzierung für den Energie- und Verkehrssektor in Deutschland“ bietet Unterstützung und aktuelle Daten. Darin enthalten sind Details zur Bilanzierung der Wärmeplanung und Emissionsfaktoren in Scopes.

Im Papier „Hilfestellung zur Interpretation der kommunalen Treibhausgasbilanz für das Jahr 2022“ werden hingegen alle relevanten Effekte gebündelt. Die Publikation soll Bilanzerstellende bei der Interpretation unterstützen und enthält dafür Daten zur Entwicklung der bundesweiten THG-Emissionen und des Bundesstrommix. Außerdem gibt es eine Checkliste mit möglichen Einflussfaktoren – zum Abgleich mit der eigenen Bilanz.

Vereinfachte Förderung: Neue Kommunalrichtlinie seit November 2024

Zum 1. November 2024 trat die überarbeitete Kommunalrichtlinie (KRL) in Kraft. Die Änderungen vereinfachen das Beantragen von Fördermitteln für kommunale Klimaschutzprojekte. Außerdem baut die novellierte KRL bürokratische Hürden ab – damit können Klimaschutzprojekte noch besser unterstützt werden. Eine zentrale Neuerung ist die Einführung der Festbetragsförderung. Anträge können ab dem 1. Februar 2025 gestellt werden; die Agentur für kommunalen Klimaschutz berät Sie aber schon heute auf den gewohnten Kanälen zur KRL. 

GASTBEITRAG

Isabel Pöggel ist Ingenieurin und Kommunalberaterin bei FörBexx, wo sie Klimaschutzstrategien und Wärmepläne entwickelt. Für diese Newsletterausgabe gibt sie Tipps zur Vergabe von Aufträgen an externe Dienstleister.

Um ein gutes Angebot für Klimaschutzprojekte zu erstellen, benötigen Dienstleister klare Rahmenbedingungen und Vorgaben von der Kommune. Die Budget- und Zeitvorgaben müssen realistisch und eindeutig sein, damit der Dienstleister seine Leistungen entsprechend kalkulieren kann. Im besten Fall sind Angaben wie ein vorgegebener Gesamthöchstpreis und die notwendige Anzahl an Arbeitstagen vordefiniert. Die Vergabekriterien, zu denen neben dem Preis und der Qualität des methodischen Vorgehens auch die Qualifikation zählt, sollten in keiner Ausschreibung fehlen, wobei die jeweilige Gewichtung von der Kommune festgelegt wird. Dem anbietenden Dienstleister sollte die Möglichkeit gegeben werden, ein fehlendes Dokument oder Information nachreichen zu können. Wichtig ist zudem, dass der Dienstleister die Gelegenheit hat, während der Ausschreibungsphase Rückfragen zu stellen, um Unklarheiten zu beseitigen und das Angebot zielgerichtet auszuarbeiten. Die Kommunen haben die Möglichkeit, eine öffentliche Ausschreibung oder eine Ausschreibung mit mindestens drei angeforderten Angeboten zu erstellen. Da bereits viele Kommunen ähnliche Ausschreibungen erstellt haben, ist eine Vernetzung mit ihnen sinnvoll, um deren Erfahrungen zu nutzen.

VON KOLLEG*IN ZU KOLLEG*IN

Tjarko Tjaden, Klimaschutzmanager der Stadt Aurich (rund 43.300 Einwohner*innen, Niedersachsen), beantwortet in dieser Ausgabe Fragen zum Thema öffentliche Vergabe und teilt seine Erfahrungen und Tipps.

Wann ist eine Vergabe von Aufträgen sinnvoll?

Das Aufgabengebiet von Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanger*innen ist wahnsinnig umfangreich und interdisziplinär. Im Umkehrschluss bedeutet dies natürlich, dass man sich in vielen Bereichen die Unterstützung von Kolleg*innen, aber auch von externen Dienstleistern einholen muss. Die Vergabe an externe Dienstleister ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um eine komplett neue Herausforderung von erheblichem Umfang handelt, zum Beispiel bei der Kommunalen Wärmeplanung. Aber auch bei einem engen Zeitplan kann manchmal die Unterstützung durch einen externen Auftragnehmer hilfreich sein.

Was muss ich vor, während und nach der Vergabe beachten?

Vor der Vergabe schaue ich mir zunächst an, ob die relevanten Akteure wie der Städtetag oder regionale und überregionale Energie- und Klimaschutzagenturen bereits Muster-Leistungsverzeichnisse oder Handlungsleitfäden veröffentlicht haben – diese Dokumente sind oft sehr hilfreich. Aber auch eigene Netzwerkarbeit und Erfahrungsaustausch in der Region helfen. So betreibe ich beispielsweise einen Mailverteiler für das „Klimaschutznetzwerk auf der ostfriesischen Halbinsel“, in dem sich gut 50 Personen der Region auch über Best-Practice bei Vergaben austauschen.

Wenn die Vergabe erfolgt ist, lohnt es sich, bei Projekt-Halbzeit noch einmal detailliert in das Leistungsverzeichnis zu schauen und zu kontrollieren, ob und wie gut die vereinbarten Arbeiten ausgeführt wurden. Sonst bleibt gegebenenfalls etwas unbemerkt auf der Strecke.

Wichtig ist für mich außerdem, dass ich nach Ende des Projekts reflektiere, ob ich die Ausschreibung erneut genauso machen würde, oder ob ich Änderungsbedarf sehe. Meistens gibt es doch „Lessons learned“, die ich wiederum über mein Netzwerk oder mit den entsprechenden Akteuren teile, zum Beispiel mit der Klimaschutzagentur.

Auf welche Probleme oder Fallstricke sollten Kolleg*innen bei der Vergabe an externe Dienstleister achten?

Es kann vorkommen, dass man Ergebnisse hat und diese nicht vollständig nachvollziehen und erklären kann – was im Zweifel der eigenen Glaubwürdigkeit innerhalb der Verwaltung und gegenüber den Bürger*innen schaden kann. Wichtig finde ich daher, beim Thema Vergabe genügend Kapazitäten für den Wissenstransfer vorzusehen. Wenn man zum Beispiel die erste umfangreiche Treibhausgasbilanz zusammen mit einem Partner erstellt, sollte man in den folgenden Jahren auch ohne diesen Dienstleister auskommen und die Aktualisierung fachlich fundiert ausführen und erläutern können. Weiterhin finde ich es gerade bei Vergaben im Bereich Software-as-a-Service wichtig darauf zu achten, dass keine teuren Lock-in-Abhängigkeiten entstehen. So haben wir beispielsweise bei der Vergabe von digitalen Raumthermostaten darauf geachtet, dass kein proprietärer Funkstandard genutzt wird und sowohl Soft- als auch Hardware in der Zukunft unabhängig voneinander austauschbar sind.

Wie bringen Sie Aspekte der Nachhaltigkeit und regionalen Wertschöpfung in die Vergabe ein?

Das Vergaberecht macht es einem, zumindest in Bezug auf Regionalität, häufig nicht einfach, weil anhand des Schwellenwerts meistens deutschlandweit und manchmal auch europaweit ausgeschrieben werden muss. Bei uns in Aurich arbeiten wir in den meisten Fällen, wo es beispielsweise um Bauleistungen geht, am Ende doch mit regionalen Unternehmen – hier spielen Fahrt- und Übernachtungskosten einfach eine geringere Rolle. In Bezug Nachhaltigkeit können so gut es geht Siegel wie der Blaue Engel zur Bedingung gemacht oder Zertifizierungen wie EMAS und ISO 50001 als Wertungskriterien berücksichtigt werden.

WAS ANDERE SCHON TUN

Viele Kommunen und Gemeinden setzen bei der Vergabe bereits auf ökologische und soziale Standards – deshalb lohnt sich der Blick in die Runde. Was machen die anderen und welche Lösungen gibt es? Lassen sich die Maßnahmen auch in der eigenen Kommune umsetzen?

Beispiele aus der Beschaffungspraxis

Ob Computer, Mobiltelefone oder Papier: Der Kompass Nachhaltigkeit hat mehr als 1.200 Praxisbeispiele zusammengetragen, die zeigen, wie Kommunen und Gemeinden ökologische und soziale Standards umsetzen. Alle Beispiele wurden dabei nach ihren Eigenschaftengegliedert. Verschiedene Umsetzungswege zu gleichen Produktgruppen helfen dabei, das jeweils passende Beispiel zu identifizieren und in der eigenen Kommune anzuwenden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, gezielt nach Dokumententyp, Bundesland, Bevölkerungszahl und Produkt zu filtern. Besonders gelungene Beispiele sind als Highlight markiert.

Die Seite gibt darüber hinaus einen Einblick in die Beschaffungspraxis und vermittelt Grundlagenwissen. Mit Hilfe des Gütezeichenfinders können zudem Gütezeichen verglichen werden. Und das Vergabetool hilft dabei, Nachhaltigkeitskriterien für den jeweiligen Bedarfsgegenstand zu identifizieren.

SIE FRAGEN, DIE AGENTUR ANTWORTET

In dieser Rubrik beantwortet das Team der Agentur in jedem Newsletter Ihre Fragen zum Schwerpunktthema der Ausgabe – dieses Mal zur Vergabe von Aufträgen.

Wann und warum ist eine Vergabe von Aufträgen sinnvoll?

Eine Leistung öffentlich auszuschreiben hilft, einen fairen Wettbewerb zu ermöglichen und öffentliche Finanzmitteln wie Steuer- und Fördermittel sparsam einzusetzen. Ein Auftrag muss öffentlich ausgeschrieben werden, wenn der Auftragswert über einem festgelegten Schwellenwert liegt. Dieser Schwellenwert ist für die Kommunen je nach Bundesland unterschiedlich. Bei einem sehr hohen Auftragswert kann außerdem eine EU-weite Ausschreibung nötig sein – 2024 lag der Schwellwert bei 221.000 €. Durch eine Ausschreibung haben potenzielle Dienstleister die Möglichkeit, sich gleichberechtigt um den Auftrag zu bewerben

Was sind die wichtigsten Bestandteile einer Vergabe und worauf muss ich achten?

Damit der Ablauf in der Ausschreibung reibungslos klappt, sollten Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig vorbereiten. Die Unterlagen bestehen in der Regel aus drei Komponenten: dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsunterlagen. Letztere beinhalten eine Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen. Nur wenn die Leistungsbeschreibung sorgfältig ausgearbeitet ist, können Unternehmen ein passendes und vergleichbares Angebot abgeben.

Es ist wichtig, dass Sie die Entscheidung für einen Anbieter transparent und nachvollziehbar machen – beachten Sie dabei unbedingt die festgelegten Kriterien zur Angebotsbewertung. Außerdem sollten Sie die richtige Vergabeordnung wählen; dazu zählen etwa die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und andere.

Wie unterscheidet sich eine Nationale von einer EU-Ausschreibung?

Für beide Formen der Ausschreibung gibt es Unterschiede im Geltungsbereich und bei den rechtlichen Vorgaben. Eine nationale Ausschreibung gilt ausschließlich innerhalb eines Landes und folgt den dortigen Vorschriften zum Vergaberecht. Sie richtet sich in der Regel nur an Unternehmen aus diesem Land. Im Unterschied dazu ist eine EU-Ausschreibung für alle EU-Mitgliedsstaaten offen und unterliegt den Vorschriften des EU-weiten Vergaberechts.

Entscheidend für die Wahl der jeweiligen Ausschreibungsform ist das Auftragsvolumen mit einem klar definierten Schwellenwert. Alle Schwellenwerte und Verordnungen zum Vergaberecht finden Sie beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).

Wer kann mir in der Verwaltung helfen, wenn ich Fragen zum Thema Verwaltung habe?

Die meisten öffentlichen Institutionen wie Kommunen und Universitäten haben eine eigene Vergabestelle, die für die Organisation und Durchführung von Ausschreibungen zuständig ist. Die Vergabestelle unterstützt Sie bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, der Auswahl des geeigneten Vergabeverfahrens, der Bewertung der Angebote und der Vertragsvergabe. Vor allem größere Verwaltungen haben zusätzlich auch eine Rechtsabteilung, die im Zweifel weiterhelfen kann. Für kleine Verwaltungen können die Stellen im Landkreis oft weiterhelfen.

SERVICE & WISSEN

In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Materialien wie Publikationen, Videos oder Checklisten verschiedener Akteur*innen rund um das Schwerpunktthema dieser Newsletter-Ausgabe vor.

Unterstützungsangebote vom Umweltbundesamt

Auf seiner Website hat das Umweltbundesamt (UBA) Informationen zur umweltfreundlichen Beschaffung zusammengestellt. Dabei geht es neben Klima- und Ressourcenschutz auch um Ausschreibungsempfehlungen und Praxisbeispiele. In einer dazu passenden Publikation stellt das UBA die rechtliche Lage in der umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung dar.

Nachhaltige Beschaffung öffentlicher Auftraggeber

Das Portal der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung unterstützt Länder und Kommunen bei der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung. Dabei informiert es nicht nur über Gesetze und Regelungen in den einzelnen Bundesländern, sondern hilft auch bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen oder vermittelt Kontakte an bereits bestehende Netzwerke.

Leitfaden, Checkliste und Ablaufplan

Schritt für Schritt durch die Vergabe: Der Leitfaden „Umsetzungsberatung kommunaler Klimaschutz“ führt von der Konzeption über die Vorbereitung bis hin zur Durchführung und Auswertung praxisnah durch die wichtigsten Schritte der Vergabe im kommunalen Klimaschutz. Mehr erfahren

Basics für kleine Vergaben

Einen guten Überblick über das Vergaberecht bei kleineren, unterschwelligen Vergaben liefert eine Präsentation von PD – Berater der öffentlichen Hand. Anhand der drei Phasen eines Vergabeverfahrens erläutert das Dokument wichtige Festlegungen, Fristen und Rechtsgrundlagen. Mehr erfahren

Fristgerecht ans Ziel

Für die Vergabe von Aufträgen sind Fristen und Termine essenziell. Mit dem Fristenassistenten des Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung, kurz INNO, lassen sich Fristen rechtssicher bestimmen und anschließend kommunizieren. Die praktische Kalenderansicht zeigt zudem alle Phasen des Verfahrens, die für die Dokumentation in den Vergabeunterlagen genutzt werden können.

NEUE KOLLEG*INNEN FÜR DAS #TEAMKLIMASCHUTZ

In unserem Stellenportal finden Sie kommunale Stellenangebote aus dem Bereich Klimaschutz. Aktuell mit dabei sind unter anderem folgende Positionen:

• Die Stadt Lauenburg sucht eine*n Klimaschutzmanger*in als Elternzeitvertretung für zwei Jahre.
• Auch die pädagogische Hochschule Ludwigsburg stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Klimaschutzmanager*in ein.
• Die Gemeinde Wenzenbach sucht ab sofort eine*n Klimaschutzmanger*in für die Umsetzung des integrierten Klimaschutzkonzepts der Gemeinde.

Ihre Kommune sucht auch Verstärkung in Sachen Klimaschutz? Senden Sie uns eine E-Mail mit Link zur Stellenausschreibung an agentur@klimaschutz.de und wir nehmen die Ausschreibung in unser Stellenportal auf.

PRESSESCHAU

Kommune auf die Ohren

Im Podcast „Kommunal-WG“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement, kurz KGSt dreht sich alles um die Netzwerkkommune und modernes Management. In jeder Folge kommen Expert*innen aus Kommunen, Ländern, dem Bund, der Wissenschaft und Wirtschaft zu Wort. Die Themen reichen von KI in der Kommunalverwaltung bis zu New Work in Kommunen. Hier reinhören

Großstadt macht Klimaschutz

Wie lässt sich Klimaschutz in einer Großstadt wie Hamburg umsetzen? Dieser Frage geht die Dokumentation des NDR nach stellt konkrete Beispiele vor. Mit dabei sind unter anderem das Projekt „GreenKayak“, das Freizeitvergnügen und Umweltmanagement miteinander verbinden will, und der „Energiebunker Wilhelmsburg“ – ein lokales Kraftwerk, dass erneuerbare Energien erzeugt. Weitere Projekt gibt’s im Beitrag von „Das!“.

Mit guten Rezepten zu mehr Klimaschutz

Dass auch Kantinen zum Klimaschutz beitragen können, zeigt der Podcast „Mission Klima – Lösungen für die Krise“ des NDR. In der Folge „Besser-Esser: Wie Kantinen das Klima schützen können“ erklärt Marc Plagemann, Leiter der Oldenburger Uni-Mensa, welche klimafreundlichen Wege seine Großküche bereits seit Längerem umsetzt. Neben weniger Fleisch wird vor allem regional und möglichst Bio gekocht. Was sonst noch auf dem Speiseplan steht, hören Sie im Podcast.